中糧食品旗下的福臨門食用油是國內(nèi)知名的食用油品牌之一，它在國內(nèi)市場的銷售由中糧食品營銷有限公司（以下簡稱“中糧營銷”）負責。如今，福臨門食用油在國內(nèi)的小包裝成品油消費市場中的占有率位居第二，處于市場追趕者的地位。這就意味著中糧營銷需要投入更多的精力，來維持福臨門的品牌美譽度、現(xiàn)有的市場地位，同時還要注意排名第一的競爭廠商的市場動作，這就要求中糧營銷在執(zhí)行市場競爭策略的時候，最注重的是營銷策略的落地情況，更注重的是有效的決策和高效的執(zhí)行。
 

       此外，全國各地的情況不同以及競爭環(huán)境的差異，銷售網(wǎng)絡(luò)遍及全國，使得中糧營銷的機構(gòu)龐大，要處理的事項及營銷方式復(fù)雜多樣，這就導(dǎo)致每個營銷策略需要審批的層級較多，周期很長，與企業(yè)需要適應(yīng)市場變化快速做出反應(yīng)的要求相悖。為了企業(yè)的生存與發(fā)展，為了福臨門能夠有更多的市場占有率，中糧營銷需要采取一套行之有效的辦法來解決這一難題。

       面對上述的難題，為應(yīng)對日趨激烈的市場競爭，提升營銷決策效率、加快營銷方案審批速度，中糧營銷決定采用企業(yè)版OA辦公軟件來實現(xiàn)企業(yè)營銷決策審批效率的提升。

       對于中糧營銷OA協(xié)同的引入，中糧營銷公司信息化負責人宋世武曾說：“我們就用三分鐘決策了采用企業(yè)版OA辦公軟件”。這里還有一個小故事，就是宋世武在調(diào)入中糧營銷之前，曾在中糧集團黃海糧油工作，當他剛到黃海糧油的時候，他發(fā)現(xiàn)黃海糧油原先采用的OA系統(tǒng)安全性很差，給企業(yè)的安全帶來了極大的隱患。為此，宋世武在黃海糧油組織選型，最后更換成企業(yè)版OA辦公軟件作為其辦公自動化平臺，且應(yīng)用情況良好。

       從“編故事”到清晰有據(jù)可查

       在宋世武調(diào)任到中糧營銷后，發(fā)現(xiàn)在營銷過程中，中糧在諸如促銷申請的審批、信用額度申請等營銷工作等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，仍舊采用傳真的方式來進行審批，而審批所采用的表單主體就是一個文本框，“申請人對產(chǎn)品銷售進行預(yù)測，并將由此產(chǎn)生的促銷費用填寫到其中，然后一級一級向上級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)傳真進行審批，而且領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常需要在審批件上進行各種批注。到最后我們發(fā)現(xiàn)，最后傳真到領(lǐng)導(dǎo)層面只能看到一個個的黑疙瘩。而且，紙質(zhì)文檔的另一個問題就是回溯查詢很困難，給事后的統(tǒng)計核算造成了相當?shù)睦щy。”

       通過應(yīng)用OA中的“表單+流程”的管理模式，中糧營銷建立明晰的促銷審批表單，對于銷售價格、銷售數(shù)量的預(yù)估、促銷的原因、對策，促銷方式以及促銷費用的分擔等都制成了明確的表格表單，一改以往審批中大文本框自由填寫且隨意性高、不規(guī)范的“編故事”型促銷審批模式，有效地幫助中糧營銷公司清楚審批事項的每一個細節(jié)，做到花明白每一塊錢。

       特別是在審批表單中，OA項目開發(fā)小組根據(jù)一線的實際情況，制作出了一張非常明晰的審批表單，從售價、預(yù)測銷量、折扣、各種形式的消費者、通路促銷費用等各種費用全部清晰的列出來，在領(lǐng)導(dǎo)審批的時候可以清晰看到各地的促銷思路以及花費情況；另一方面，電子化的促銷表單，可以很方便的在事后對每次促銷的預(yù)測數(shù)值、實際銷售數(shù)值、花費的促銷費用做一個統(tǒng)計，得出此營銷方案的實際成果，并在以后的營銷方案中進行相應(yīng)改進，同時長時間的數(shù)據(jù)積累，也為中糧營銷提供了寶貴的消費者消費情況的統(tǒng)計，為更準確的作出以后的營銷策略提供了一個有力的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

       通過表單的精細化設(shè)計，中糧營銷做到了明明白白花每一分錢，確確實實知道花的每一分錢的用處，實現(xiàn)了精細化管理。

       各種關(guān)鍵字段可在協(xié)同中清晰呈現(xiàn)，以前發(fā)往全國各地的傳真如今只一個協(xié)同便輕松搞定

       從傳統(tǒng)傳真審批到現(xiàn)代電子審批

       營銷機構(gòu)的龐大、全國各地的競爭環(huán)境的差異以及消費的季節(jié)性，是食用油行業(yè)的銷售特點。因此，應(yīng)對不同地區(qū)情況的不同營銷政策的制定和審批，需要走的層級較多、流程較長，且季節(jié)性消費強的行業(yè)，在同一時間段到達總部的促銷審批單據(jù)數(shù)量相當大，為了能夠盡快地處理這些單據(jù)，中糧安排了許多的人員來專門處理，但處理周期仍顯較長，這是不符合企業(yè)競爭要求的。為實現(xiàn)“效率快、數(shù)據(jù)拿得多和準、帳算得清楚和明白”并取得更高的市場占有率，在宋世武進入中糧營銷公司后，在總經(jīng)理陳剛的親自督導(dǎo)下，決定采用企業(yè)版OA來解決這一難題。

       利用企業(yè)版OA協(xié)同，中糧營銷變傳統(tǒng)的傳真方式為協(xié)同方式，速度快、脈絡(luò)清晰，受到中糧營銷內(nèi)部管理人員的極大認可，經(jīng)常是一個新的表單制作出來，各大區(qū)總監(jiān)就通知下屬，拒絕收此類審批申請的傳真，完全采取電子表單審批方式。甚至在一些大區(qū)，大區(qū)總監(jiān)直接請運營管理部幫助他們來設(shè)計某個審批表單，以解決他們的問題。目前，中糧營銷公司已經(jīng)建立了200余張各種類型的表單，實現(xiàn)了從方案預(yù)算、單筆審批流、編號進入ERP、發(fā)貨、方案執(zhí)行、核銷、反饋的全流程信息化處理，輔助決策的同時獲得了良好的收益。正是有了這種積極的應(yīng)用，目前中糧營銷OA協(xié)同上線并發(fā)數(shù)穩(wěn)定在并發(fā)總數(shù)的95%以上。OA的高效應(yīng)用，也讓中糧營銷徹底放棄了之前傳真審批方式。目前總部要求對各種促銷申請的審批時間不超過2個小時，這樣能及時、快速、準確地對各大區(qū)不同情況的促銷申請做出反饋和審批。避免了之前 “黑疙瘩的傳真”，這樣的管理缺位問題。

       管理缺位問題的解決，也進一步完善了中糧營銷的管理規(guī)范，實現(xiàn)了營銷計劃的高速審批推動與執(zhí)行，這也極大地促進了中糧旗下產(chǎn)品的品牌競爭力。中糧營銷宋世武頗有感觸地說：“目前OA承載的60%以上的工作都是對企業(yè)競爭力的提升有著直接促進作用的，我們的業(yè)務(wù)審批效率提高了，為營銷業(yè)務(wù)的預(yù)測、決策提供了準確、合理的依據(jù)，我們對市場的反應(yīng)動作更快了，也有效地控制了企業(yè)的管理運營成本。”