提效內(nèi)部OA軟件管控

發(fā)布于:2018-05-07 10:25:03

  原來上班第一件事情是看郵件,查看今天的工作計劃、安排、進度;之后上內(nèi)網(wǎng),看看集團內(nèi)部、各分公司的新聞,了解兄弟公司的最新情況。然后開始一天的工作。工作中經(jīng)常跑來跑去,排隊、簽字、蓋章,總之都是忙忙碌碌的,原有的OA軟件也無法幫助我們完成審批事項的處理等工作。而A6上線后,我們信息獲取更加簡便了,集團內(nèi)所有新聞與各種公告都會在第一時間出現(xiàn)了屏幕的右下角,公司內(nèi)部也不需要通過郵件來進行溝通了。而且A6審批功能還大大減少了審批蓋章的來回跑腿工作,讓我們可以用更多的時間來處理手頭工作,而且整個辦事審批效率也比以前大大提高。就是從下面分公司來成都出差,或者從總部到下面分子公司出差,也不會擔(dān)心有什么事情忘記處理或者忘記帶什么資料,因為所有資料都放在A6系統(tǒng)上,到目的地登錄A6,就都可以看到了,簡單方便。出差的時候如果沒上新OA系統(tǒng)看一下,都覺得心里好像有個事情沒放下……”成都市興網(wǎng)傳媒有限責(zé)任公司(以下簡稱)一位員工如此描述致遠A6上線前后他的感受。

  OA軟件升級 一把手來把關(guān)

  作為成都地區(qū)最大的廣播有線電視網(wǎng)絡(luò)的運營商,旗下?lián)碛?個分公司和17個子公司,在管理模式上,則采用集中管控的模式。即每個區(qū)(市)縣的分子公司,管理當(dāng)?shù)氐挠芯€網(wǎng)絡(luò)運營、維護以及收費等業(yè)務(wù),但區(qū)(市)縣分子公司的各種業(yè)務(wù)事項的申請審批則是由成都的興網(wǎng)傳媒總部來集中進行處理的。這在成都市內(nèi)還不明顯,而位于新都、都江堰、大邑等地的郊區(qū)縣,其審批工作則往往需要花費相當(dāng)多時間在往返路途上,這無形中降低了效率并產(chǎn)生了許多不必要的開支。同時,作為國有大型企業(yè),興網(wǎng)傳媒日常管理所用的公文流轉(zhuǎn)也面臨著同樣效率與費用問題。

  成都市興網(wǎng)傳媒有限責(zé)任公司成立于2004年7月,是由成都市國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會監(jiān)管的國有股份制廣播電視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運營企業(yè),擁有有線廣播電視網(wǎng)絡(luò)干線近50000公里,注冊用戶160多萬,是我國中西部最大的有線廣播電視網(wǎng)絡(luò)運營商之一。目前網(wǎng)絡(luò)覆蓋成都市金牛、高新、青羊、成華、錦江五城區(qū)和新都、青白江、金堂、龍泉驛、溫江、郫縣、都江堰、彭州、新津、雙流、蒲江、邛崍、大邑、崇州等14個郊區(qū)縣(市),在成都市有線電視網(wǎng)絡(luò)占據(jù)絕對優(yōu)勢的市場份額。

  以“興生活、網(wǎng)精彩”為己任的,在內(nèi)部變革的要求下,開始了新一輪的以提升辦公效率為核心的信息化建設(shè)工作。特別是在汶川5.12特大地震中,興網(wǎng)傳媒領(lǐng)導(dǎo)班子在僅實施2個月的A6辦公平臺上進行了一次論壇討論方式的緊急會議,及時有效地安排了地震時期的工作,有力地保障了當(dāng)?shù)仉娨?、廣播網(wǎng)絡(luò)的正常運轉(zhuǎn)。同時,此次網(wǎng)絡(luò)論壇會議的召開,也大大提高了全公司各級領(lǐng)導(dǎo)對新OA辦公平臺的認識,加強了各地分子公司領(lǐng)導(dǎo)對上新OA平臺的決心。為此,興網(wǎng)傳媒各部門主管領(lǐng)導(dǎo)歷時半個月的時間,在興網(wǎng)傳媒總經(jīng)理周捷良的帶領(lǐng)下梳理本部門的工作流程,將興網(wǎng)傳媒所屬各部門流程重新進行梳理,有力地保證了興網(wǎng)傳媒A6協(xié)同系統(tǒng)的實施進度。“這也相當(dāng)于重新做了一次企業(yè)內(nèi)部的規(guī)劃”致遠協(xié)創(chuàng)的實施顧問王忠華如此描述A6實施過程中的梳理。

  高效運作 快速流轉(zhuǎn)

  “它最大程度地解決了我們公文流轉(zhuǎn)的無紙化與審批流程的高效運作問題。”OA系統(tǒng)管理員黃浩一開始就表示了對A6協(xié)同的喜愛。

  首先,A6完全解決了企業(yè)公文流轉(zhuǎn)無紙化的要求,更有效地提高了企業(yè)公文收發(fā)的效率。之前,興網(wǎng)傳媒公文流轉(zhuǎn)同其他企業(yè)一樣,一般采用紙質(zhì)公文郵寄或人工送達方式,時間長、費用高、易出錯。以從集團總部發(fā)往各地的公文為例,原先紙質(zhì)公文,從擬稿、審批、印制、封發(fā)在送達各分子公司,起碼需要3天時間,而這其中大部分的時間都花在了郵寄的路途上、等待領(lǐng)導(dǎo)的審批上,而且還需要人工來進行封發(fā)、送達。而如果是下屬單位的請示文,則時間就需要一周左右,遇到有些緊急的事務(wù),只能是先電話告知,正式文件隨后寄達。而如果領(lǐng)導(dǎo)外出,不在公司無法審批的情況,就直接影響到文件的流轉(zhuǎn)速度。

  在A6上線后,興網(wǎng)傳媒的公文流轉(zhuǎn)效率快速提高。目前,集團內(nèi)部的發(fā)文已經(jīng)完全放棄的紙質(zhì)公文的模式,完全采用了電子化公文,從擬稿、審批、封發(fā)、交換、監(jiān)督、督辦等各個環(huán)節(jié)完全電子化處理,從根本上提高了辦公效率,更有效地減少了人力成本(免去了擬稿審批、封發(fā)、送達所占用人工等)、時間成本(節(jié)約了公文在途時間、審批占用時間等)與辦公費用(減少了紙張、印刷、快遞等)的支出,為建設(shè)集約型企業(yè)作出了貢獻。

  其次,A6協(xié)同的應(yīng)用,也極大地提高了興網(wǎng)傳媒內(nèi)部管理審批效率。目前,興網(wǎng)傳媒的各種審批表單覆蓋行政管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人力資源、財務(wù)、運營等部門。

  興網(wǎng)傳媒的部分表單應(yīng)用

  “表單的應(yīng)用,有效地規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部的管理制度,做到了流程清晰、管理明確,讓的管理水準也達到ISO9000的管理要求。”

  特別是分子公司到集團的各種審批單據(jù),之前需要專人從下面縣區(qū)來到成都集團總部進行審批,而且還需要清楚該事項是由哪個部門、哪個人負責(zé)審批,且需要清楚負責(zé)審批的人是否出差,集團內(nèi)部的審批也是如此。這就導(dǎo)致審批效率低、進度慢、管理成本難以降低等諸多問題。比如財務(wù)單據(jù)審批,經(jīng)常需要興網(wǎng)傳媒集團公司經(jīng)理進行審批,而由于領(lǐng)導(dǎo)十分繁忙,經(jīng)常出差,無法簽字審批的事情時有發(fā)生。同時,原有紙質(zhì)單據(jù)簽字審批管理模式缺乏相應(yīng)的流程控制與追溯機制,當(dāng)出現(xiàn)問題時,推諉扯皮在所難免。

  當(dāng)采用A6協(xié)同后,在梳理清內(nèi)部審批流程的基礎(chǔ)上,將其固化在A6協(xié)同之內(nèi),再輔之以相應(yīng)的管理審批表單,搭建起興網(wǎng)傳媒的網(wǎng)絡(luò)審批軟件的管理平臺。在應(yīng)用過程中,各種審批只要填寫到對應(yīng)的表單之中,不用清楚具體審批負責(zé)人是誰,他是否出差,只要點擊發(fā)送,該審批就會按照事先設(shè)定好的流程由相關(guān)人員進行審批,免去了審批的奔波、占有人力、來回的費用,以及由于相關(guān)負責(zé)人無法審批而造成的延緩,只要訪問互聯(lián)網(wǎng),登錄到A6協(xié)同之中,這項審批就可以立即處理。辦公效率大大提高,而且辦公費用更是以看得見的速度減少。

  A6系統(tǒng)中的表單以及對應(yīng)的審批流程

  應(yīng)用數(shù)月見成效

  短短幾個月使用,A6給各級領(lǐng)導(dǎo)都帶來了極大 “快感”,它的高效、便捷、使用簡便都給使用過A6的人留下了深刻印象。特別是將個人辦公桌面與公司信息發(fā)布平臺的有機結(jié)合,讓每一個使用OA的員工都能保證個人工作、單位信息獲取兩不誤。集團公司以及分子公司的大量新聞、公告都通過OA平臺來進行發(fā)送,這讓全集團的員工都能在第一時間看到,這也讓其原有的公司內(nèi)部網(wǎng)站基本停用。

  除了在新聞信息傳遞上具有無可比擬的優(yōu)勢,興網(wǎng)傳媒的A6協(xié)同平臺還是目前成都傳媒集團下屬所有企業(yè)中,應(yīng)用狀況最好、使用人數(shù)最多、能夠完成工作種類最多、工作效率提升最明顯的OA辦公平臺。曾任職成都日報集團,現(xiàn)為集團總經(jīng)理的周捷良,在2-3年前也曾在日報集團使用過一套OA系統(tǒng),但效果不理想,因為領(lǐng)導(dǎo)無法知道下面的人在做什么,而現(xiàn)在則由于覺得信息太多了,將許多審批權(quán)利下放給副總,由副總處理即可。這也充分顯示了興網(wǎng)傳媒A6協(xié)同平臺應(yīng)用的成功。此外,興網(wǎng)傳媒上級單位成都傳媒集團在了解到興網(wǎng)傳媒A6協(xié)同應(yīng)用效果后,也表示“在整個成都傳媒集團中,至少有5-6套OA系統(tǒng)正在應(yīng)用,但都不理想,沒有一套OA系統(tǒng)像興網(wǎng)集團A6系統(tǒng)用的這么成功!”甚至成都傳媒集團的董事會領(lǐng)導(dǎo)也在其中開通了賬號,一同享受協(xié)同辦公帶來的工作“快感”。

  目前,興網(wǎng)傳媒正準備對A6協(xié)同系統(tǒng)進行深化應(yīng)用,在進一步完善公文以及固定模板協(xié)同審批模式的基礎(chǔ)上,進一步深入挖掘A6協(xié)同平臺的使用效果,提升公司內(nèi)辦公效率,實現(xiàn)A6平臺的全員應(yīng)用,為“興生活、網(wǎng)精彩”的目標增添一份助力。

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