公文是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務(wù)活動中形成和使用的具有法定效應(yīng)和規(guī)范體系的公務(wù)文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。
公文既包括黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文，也包括專用公文（紅頭文件），還有信息類、簡報類、禮儀類、講話類等非規(guī)范性公文，其特定體式，正式、嚴(yán)肅、規(guī)范；具有針對性、政策性、指導(dǎo)性等特征。
公文構(gòu)成：由［文單］、［正文］和［附件］構(gòu)成。
公文流轉(zhuǎn)：由［發(fā)文］、［收文］和［交換］三部分構(gòu)成。（簽報不需要進行公文交換）
匯高軟件協(xié)同辦公平臺從以下幾個方面進行了公文管理的設(shè)計：


協(xié)同辦公平臺提供公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉(zhuǎn)機制，通過流程模版和流程節(jié)點保證公文流程，確保在組織機構(gòu)變動和人員變動的情況下公文流程無需更新可繼續(xù)使用；利用文單確保公文文單與手工文單一致；通過節(jié)點權(quán)限控制公文的審批批示；通過正文套紅，文單套紅完成正規(guī)格式公文，并形成手工文單歸檔；通過公文交換送達到各個單位，替代人工傳送，保證公文的安全和準(zhǔn)確。公文管理涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文統(tǒng)計、公文檔案等幾個部分，實現(xiàn)了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發(fā)簽、流轉(zhuǎn)過程和文件歸檔存放、查詢、統(tǒng)計等管理功能，同時也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。同時采用Office控件實現(xiàn)自動生成公文正文及發(fā)文稿紙，控制各流程步驟的相應(yīng)修改權(quán)限及正文、公章不可編輯下載，自動歸檔等。

匯高協(xié)同辦公平臺公文管理提供簽報管理功能，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)，無需進行公文交換。可以根據(jù)實際工作需要，使用簽報功能進行請假、報銷、工作報告等工作處理。具有以下特性：
l  完整的流轉(zhuǎn)過程
提供完整且完善的電子公文管理功能：實現(xiàn)發(fā)文、公文交換、收文、歸檔、查詢一體化公文管理過程；并提供簽報管理功能，實現(xiàn)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，無需做公文交換；
l  支持公文的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)用
實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)審核審批、電子蓋章、簽字、文單簽批、提交意見等應(yīng)用，為組織中各級領(lǐng)導(dǎo)處理公文提供易用工具；
l  支持公文督辦
使得目標(biāo)管理與督查督辦相結(jié)合，規(guī)范辦理流程、梳理和明確各司職能，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)樞紐作用；
l  剛性控制與柔性管理的結(jié)合
公文流轉(zhuǎn)過程中，通過公文模板（流程模板、公文正文模板等）支持公文流轉(zhuǎn)的正式性、嚴(yán)肅性與規(guī)范性，實現(xiàn)公文管理的剛性控制；與此同時，匯高協(xié)同平臺系統(tǒng)公文管理支持二元化工作流，通過會簽、多級會簽、回退、終止等應(yīng)用，支持公文流轉(zhuǎn)過程中的異常情況處理，支持符合中國國情的組織柔性管理；
l  支持留痕信息管理
提供兩種留痕信息管理，一種為保留電子公文的具體修改的內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕；一種為保留修改痕跡。使得公文流轉(zhuǎn)過程中，對公文的操作及操作對象、操作者都清晰可見；
l  公文高保密性與安全性
支持公文文單、正文的修改權(quán)限控制，以及增減附件的控制，支持復(fù)制、下載、打印權(quán)限控制，防拷貝，實現(xiàn)公文傳輸?shù)陌踩裕?br /> l  支持電子公文歸檔和安全存放
確保公文歸檔保存的真實、完整、安全與可識別；并提供公文文檔庫管理功能，實現(xiàn)公文分類、入卷、借閱，并記錄相應(yīng)操作過程；
l  支持電子印章
支持電子印章授權(quán)與校驗；
l  支持跨單位傳遞
提供公文交換中心，實現(xiàn)公文在同集團、同組織下跨單位傳遞；
l  提供文號生成器
支持公文文號、內(nèi)部文號自動生成，并提供斷號管理；
l  統(tǒng)計查詢
支持公文查詢與統(tǒng)計自定義查詢條件，實現(xiàn)分時分類統(tǒng)計與查詢；
l  支持公文轉(zhuǎn)發(fā)
支持收文轉(zhuǎn)發(fā)文、收文轉(zhuǎn)公告；
l  支持公文信息關(guān)聯(lián)
公文可關(guān)聯(lián)其它公文、文檔中心的相關(guān)文檔等；
l  支持公文流程日志
可了解到整個公文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，便于公文的發(fā)起者、處理者、督辦人員對公文中每位參與者狀況的了解；
l  支持處理明細查看
可以查看到各處理人的公文收到時間、處理時間，處理時長、有無延期等情況，以便清楚公文的流轉(zhuǎn)效率和瓶頸所在。
發(fā)文管理
發(fā)文管理是對單位內(nèi)部發(fā)文過程的自動化管理。擬稿人依據(jù)發(fā)文類型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核、復(fù)核、會簽、簽發(fā)等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放（分發(fā)、下發(fā)、辦結(jié)）等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進行歸檔。在整個發(fā)文過程中，可實現(xiàn)督辦、催辦的功能。
提供模板導(dǎo)入導(dǎo)出功能，方便使用；發(fā)文處理單的格式可以自定義。

功能特點

1.      完全按照大型企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)文流程設(shè)計，功能完善，使用方便。
2.      WORD文檔和HTML表單相結(jié)合，發(fā)文的正文采用WORD文檔格式，便于編輯。發(fā)文簽批單采用HTML表單格式，便于統(tǒng)計匯總。
在發(fā)文的審批中，可以按照角色進行審批的流轉(zhuǎn)，可以通過相對路徑找到相應(yīng)的崗位，如審批者的上級領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)前審批者的上級領(lǐng)導(dǎo)。

3.      發(fā)文的流程既可以采用固定流程，一個模板綁定一個流程或多個流程的方式，也可以設(shè)定允許在流轉(zhuǎn)過程中自定義流程或修改已設(shè)定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復(fù)雜流程。
4.      流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發(fā)起人。
5.      在審批過程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注。
6.      可以實現(xiàn)催辦，督辦，統(tǒng)計，轉(zhuǎn)發(fā)，分發(fā)功能。
7.      審批結(jié)束后，可以對數(shù)據(jù)進行掛網(wǎng)發(fā)布并撤銷操作。

功能結(jié)構(gòu)