OA知識(shí)
OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的要素
辦公是處理人群集體事務(wù)的活動(dòng)，其目標(biāo)不僅僅是盡可能地借助機(jī)器來(lái)完成常規(guī)的辦公事務(wù)處理，更主要的是通過(guò)OA辦公自動(dòng)化為領(lǐng)導(dǎo)階層提供決策支持所需要的證據(jù)和信息。
早期的OA辦公自動(dòng)化主要是指在辦公室使用單機(jī)設(shè)備（如字處理機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備）實(shí)現(xiàn)單項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，它把廣大辦公人員從大量重復(fù)性人工勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高了某些環(huán)節(jié)的辦公效率。
近年來(lái)，隨著各種新技術(shù)的發(fā)展，許多國(guó)家投入了大量的人力和財(cái)力進(jìn)行OA辦公自動(dòng)化的研究，生產(chǎn)OA辦公自動(dòng)化設(shè)備，以提高辦公質(zhì)量、辦公效率和決策水平。當(dāng)一些先進(jìn)的技術(shù)，如信息技術(shù)、通信技術(shù)、管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和行為科學(xué)都融進(jìn)了OA辦公自動(dòng)化領(lǐng)域之后，便形成了系統(tǒng)的概念。
一、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的要素
OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)大致包括六種要素，即辦公人員、組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具、辦公信息及辦公環(huán)境。
1. 辦公人員
辦公人員主要指各類(lèi)最終用戶(hù)。按美國(guó)的類(lèi)型劃分為經(jīng)理、秘書(shū)、業(yè)務(wù)人員及辦事員。按日本的情況劃分為領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、技術(shù)人員、事務(wù)人員及辦事員等。系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作者也是系統(tǒng)的用戶(hù)。
2. 組織機(jī)構(gòu)
組織機(jī)構(gòu)決定層次等級(jí)，如中央部委、?。ㄊ校⒅行某鞘校ǖ兀⒖h（區(qū)）的不同層次；同時(shí)也決定辦公職能，如日常事務(wù)處理、控制管理、戰(zhàn)略決策等。應(yīng)盡可能保持OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于組織機(jī)構(gòu)改革調(diào)整中的相對(duì)靈活性與適應(yīng)性。
3. 辦公制度
辦公制度決定辦公業(yè)務(wù)，甚至影響辦公流程。OA辦公自動(dòng)化的發(fā)雇不斷對(duì)組織機(jī)構(gòu)和辦公制度產(chǎn)生反作用，使生產(chǎn)關(guān)系適應(yīng)生產(chǎn)力發(fā)展的需要。
4. 技術(shù)工具
技術(shù)工具實(shí)質(zhì)上是組成辦公信息系統(tǒng)的各種辦公設(shè)備和技術(shù)手段的總和。
5. 辦公信息
辦公信息是OA辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能概括地說(shuō)是解決信息的采集、存儲(chǔ)、處理和傳遞。辦公室是交流信息的場(chǎng)所。
6. 辦公環(huán)境
辦公環(huán)境指包括辦公室在內(nèi)的內(nèi)外環(huán)境，其邊界受組織機(jī)構(gòu)、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)模和功能等多種因素的約束。
