OA知識
OA辦公系統(tǒng)如何設(shè)定審批流程之公文掛網(wǎng)
發(fā)布于:2019-09-12 14:12:58
在OA辦公系統(tǒng)中,是否可以在門戶上顯示批準(zhǔn)結(jié)束的官方文件?可以在不同的部分顯示嗎?你能設(shè)置誰可以查看網(wǎng)絡(luò)的官方文件嗎?文檔是否可以在指定日期內(nèi)自動顯示在門戶網(wǎng)站上,并在指定日期內(nèi)自動取消?您可以使用匯高的OA系統(tǒng)的官方文件掛起功能。官方文檔掛網(wǎng)是指能夠在門戶網(wǎng)站上的一個或多個相應(yīng)選項(xiàng)卡中掛起已經(jīng)批準(zhǔn)檢查的官方文檔,并且可以設(shè)置特定的可視人員并安排網(wǎng)絡(luò)掛起時間并取消網(wǎng)絡(luò)掛起時間。計(jì)劃的時間。系統(tǒng)定時時,系統(tǒng)將自動掛起或取消網(wǎng)絡(luò)文檔。官方文件懸掛的是什么樣的情況?我們一起來看一下應(yīng)用場景。
在上午的會議上,小組負(fù)責(zé)人決定:為了便于搜索并提醒所有工作人員及時了解單位的最新規(guī)定和重要文件,請要求辦公室直接在突出顯示公共和內(nèi)部官方文件在主頁門戶上的位置,以便所有人員都可以登錄OA。您可以直接查找和閱讀。 這件事是辦公室主任劉曉宇在參加小組會議后轉(zhuǎn)達(dá)的工作,并安排辦公室秘書王英處理。王穎接到工作后,考慮如何通過OA系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)要求。起初,她希望通過發(fā)布通知將正式文件提交給門戶網(wǎng)站。每次她發(fā)布時,都要求她逐一復(fù)制官方文件的內(nèi)容。但是,由于官方文件太多,以這種方式處理每一份文件都比較麻煩,所以王瑩還是選擇轉(zhuǎn)向信息部。江老師,我又遇到了麻煩。我在這里有一個問題,我想問你。王瑩一一解釋了這種情況。蔣成孝說:這個問題很容易處理,以后你不能使用發(fā)布通知的功能,可以在OA中使用官方文件掛網(wǎng)功能。此功能允許您提前設(shè)置掛起類別(門戶網(wǎng)站上顯示的標(biāo)簽),并在門戶網(wǎng)站上配置此類別。配置完成后,您可以找到需要掛在公共圖書館中的官方文檔,將它們掛在相應(yīng)的類別中,并設(shè)置查看人員。
同時,我們的網(wǎng)絡(luò)掛起功能還可以設(shè)置預(yù)訂網(wǎng)絡(luò)的時間并取消掛起網(wǎng)絡(luò)的時間。只要時間到了,就可以自動掛起和撤銷。太棒了,這個功能太方便了,姜老師,我想問一下,掛網(wǎng)時我們是否可以掛多個類別?如果撤銷也在多個類別中一起撤銷?王瑩再次問道。當(dāng)我們掛網(wǎng)時,我們可以同時掛起多個類別,以便它可以顯示在多個類別中。如果您之前掛起了多個類別,則可以選擇在撤消時撤消哪個類別,并刪除需要撤消的類別。江城回答說。完善!王瑩說頑皮:我明白了,非常感謝江老師。哈哈,不客氣!那么,匯高如何與OA系統(tǒng)文檔開放網(wǎng)絡(luò)合作?
我們先來談?wù)劰俜轿募炀W(wǎng)的基本設(shè)置。以官方文檔為例,首先進(jìn)入文檔管理并發(fā)送庫,然后設(shè)置網(wǎng)絡(luò)類別。
2.單擊“掛起網(wǎng)絡(luò)類別設(shè)置”按鈕進(jìn)入類別設(shè)置屏幕,單擊“新建”按鈕以創(chuàng)建類別名稱,然后保存。
3.創(chuàng)建完類別,我們需要將所建立的類別配置在門戶上顯示。則需要進(jìn)入到系統(tǒng)管理門戶管理門戶模板設(shè)置中,勾選主頁門戶,點(diǎn)擊修改按鈕,進(jìn)入到門戶設(shè)置畫面中。
4.我們希望在左側(cè)和中間的區(qū)域各加入公文發(fā)文和公文庫的類別,則在相應(yīng)的位置點(diǎn)擊添加按鈕。在選擇標(biāo)簽列表中勾選公文發(fā)文和公文庫類別點(diǎn)擊確認(rèn)選擇即可,然后調(diào)整他們的顯示順序。調(diào)整完畢后點(diǎn)擊下一步,并保存此設(shè)置。
5.在保存之后點(diǎn)下對應(yīng)門戶后面的預(yù)覽文件生成按鈕,完成門戶配置。此時我們刷新下門戶即可看到這兩個類別的標(biāo)簽。
6.接下來我們要做掛網(wǎng)的具體操作了,進(jìn)入到公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文庫中找到需要掛網(wǎng)的公文,勾選后點(diǎn)擊掛網(wǎng)按鈕。
7.在掛網(wǎng)類別中可以選擇一個或多個掛網(wǎng)類別,這里我們選擇兩個類別分別為公文庫和公文發(fā)文;撤銷掛網(wǎng)時間可以設(shè)定掛網(wǎng)后的撤銷時間,如下圖我們設(shè)定為2017年7月31日,則在31日時系統(tǒng)會自動取消此公文的掛網(wǎng);可查看人員列表為可以查看到掛網(wǎng)信息的人員名單;預(yù)約掛網(wǎng)時間,如啟動預(yù)約掛網(wǎng)則可在設(shè)定的預(yù)約掛網(wǎng)時間內(nèi)系統(tǒng)自動將此公文掛網(wǎng)在對應(yīng)的類別中。設(shè)置完畢后點(diǎn)擊保存按鈕提示掛網(wǎng)完成,并且在發(fā)文庫列表處可顯示此公文的掛網(wǎng)類別、掛網(wǎng)時間和撤銷時間。
8.我們切換到門戶上看下掛網(wǎng)后的效果,如下圖。
9.撤銷掛網(wǎng)除了預(yù)約的撤銷掛網(wǎng)時間到時自動取消掛網(wǎng)外,還可以手動撤銷。進(jìn)入到公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文庫中,勾選需要撤銷掛網(wǎng)的公文,點(diǎn)擊撤銷按鈕,則系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)到掛網(wǎng)類別設(shè)置中,將不需要掛網(wǎng)的類別去掉保存即可。 比如我們?nèi)サ艄陌l(fā)文,只留發(fā)文庫,則此公文只在門戶的發(fā)文庫中顯示了。
10.如下圖為撤銷公文發(fā)文類別以后的效果圖。公文掛網(wǎng)功能可以幫助企事業(yè)單位對全部或部分工作人員展示需要提醒的文件內(nèi)容,把這些內(nèi)容展示在門戶頁面的醒目位置,可以對用戶起到提醒作用,幫助用戶直接找到對應(yīng)的文件文檔。同時,公文掛網(wǎng)也是群發(fā)通知、公示和文件的快捷解決辦法,有助于提高工作效率。